Bestuurder bij HTC De Ypelaer, wat houdt dat nu eigenlijk in?
De vereniging is in de afgelopen jaren veranderd. Met veel mensen en commissies rondom het bestuur vraag de bestuursfunctie maar een beperkte tijd. Je kan het natuurlijk zelf zo gek maken als je wilt. Maar hoe zit het dan?
De commissies hebben hun verantwoordelijkheid gepakt en de meeste zijn weer op sterkte. Hierdoor lopen de toernooien en andere activiteiten gesmeerd. Ligt het park er netjes en verzorgd bij. Is er een paviljoen waar je lekker even kan napraten. In december 2024 hebben wij een clubmanager aangesteld die de dagelijkse gang van zaken ondersteunt, mee helpt en denkt over toekomstplannen, activiteiten, initiateven en communicatie stimuleert, het contact met de trainers verzorgd en vraagbaak is voor leden. Voor externe contacten zoals Sportraad en gemeente is er ook iemand die dit oppakt en waar nodig wordt het bestuur betrekt. Het bestuur kan zich daardoor richten op de beleidsvragen en de strategie van de vereniging. Standaard vergadert het bestuur een keer maand. In tegenstelling tot veel vereniging is met de leden ook afgesproken dat het bestuur niet alleen vertegenwoordigd wordt door de voorzitter.
Het bestuur werkt ook intern niet met een strikte scheiding van functies. Het bestuur voert gezamenlijk de activiteiten uit en verdeeld het werk zoals het past in de beschikbare tijd van de bestuursleden. Formeel moeten er minimaal drie functies in het bestuur worden ingevuld. Voorzitter, secretaris en penningmeester. De eerste twee zijn door de inrichting meer titels dan verantwoordelijkheden. Penningmeester vraagt meer specifieke kennis en is minder flexibel in te vullen en is daarom wel een specifieke rol in het bestuur.
Een korte omschrijving hoe nu de rollen ingevuld worden.
Voorzitter De titel voorzitter is dus minder zwaar als dat dat bij veel vereniging is. Het gaat om voorzitten van bestuursvergaderingen en bijeenkomsten zoals de ALV.
Secretaris De secretaris notuleert de vergaderingen en bijeenkomsten (lees: legt besluiten vast en houdt een actielijst bij). Ook beheert de secretaris de email naar [email protected] en [email protected]. Het beheer van de email kan ook door iemand anders buiten het bestuur plaatsvinden (zoals bij de penningmeester is geregeld zie hierna), maar dat is nu niet zo georganiseerd.
Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiën en informeert het bestuur en vereniging hierover. De dagelijkse werkzaamheden zijn verdeeld over een aantal leden buiten het bestuur. Zo verzorgt iemand die de paviljoen administratie, iemand anders zorgt voor boeken en betalen van de overige facturen en weer iemand anders doet de ledenadministratie. Als penningmeester heb je hierdoor de overall verantwoordelijkheid, een review functie op de administratie en ben je de vraagbaak en het aanspreekpunt voor financiële vragen.
Algemeen bestuurslid Naast de vaste functies zijn er ook algemene bestuursfuncties.